Obecnie na szczycie wszelkich dyskusji technologicznych są innowacje, a chyba zapomina się jednej z najważniejszych rzeczy w każdej instytucji, jaką zarządzenie wiedzą. Będąc na jednych targach automatyki zauważyłem że w prelekcjach była jedna poświęcona właśnie temu tematowi. Zainteresowany sprawą poszedłem na nią, a tam się okazało że prelegenci opowiadali tylko jak bardzo każda z ich firm jest innowacyjna. Jeden tylko się wyłamał i reklamował swoją książkę. Nie była ona o wiedzy w firmie :) Każdy z nas natomiast styka się z tym zagadnieniem na co dzień, gdyż problem zachowania wiedzy dotyka każdego z nas. Kto nie nalepia na monitor żółtych karteczek z różnymi informacjami? Albo nie ma na lodówce jakiejś listy? Jako firma zajmujemy się zagadnieniami dotyczącymi ciepłownictwa, a zatem druga zasada termodynamiki nie jest nam obca, a mówi ona:
„Entropia układu izolowanego, czyli takiego, który nie wymienia energii ani materii z otoczeniem, nie może maleć w czasie” żródło
Oznacza to, że układ na który nie działają siły porządkujące, dąży do nieuporządkowania. No dobrze, ale co to oznacza dla naszej wiedzy w firmie i notatek przypinanych do lodówki? Otóż cały problem jest właśnie wyjaśniany przez entropię. Rozpatrzmy przypadek z notatką na lodówce.
Wracamy któregoś wieczora do domu i zauważamy że skończyły nam się sojowe parówki. W momencie uświadomienia sobie tego faktu, nasz układ informacji dotyczący stanu parówek w lodówce i zapotrzebowania na odpowiednie zaopatrzenie w sklepie jest w najwyższym punkcie. Niestety! Zakupy będziemy robić dopiero za kilka dni i do tego czasu może nam umknąć potrzeba zakupu parówek, a zatem nasz układ informacyjny, zgodnie z prawem entropii, sam z siebie może się tylko zdegenerować! Dobrze wiemy, że szczególnie w obecnych czasach ery informacji, nasz mózg musi obrabiać i zapamiętywać ogromną ilość wiadomości i bardzo możliwe, że ta o parówkach sojowych może nie być najważniejsza. W celu posiadania parówek w lodówce musimy więc walczyć z entropią, np. wpływając na nasz układ informacji poprzez powtarzanie pożądanej wiadomości. Np. możemy umieścić notatkę na lodówce, w której napiszemy że skończyły się parówki. Oczywiście sztuka zarządzania wiedzą obejmuje również odpowiednie przedstawienie tych informacji, z odpowiednim miejscem włącznie. Notatka na lodówce przyda nam się, jeżeli często przechodzimy przez kuchnię i co pewien czas ją widzimy, dzięki czemu powinniśmy tą informację przyswoić. Nie pomoże nam, jeżeli na lodówce będzie masa notatek lub innych rzeczy, wtedy ta ważna informacja nam również ucieknie. Jeżeli przychodzimy do lodówki tylko po parówki, to ta informacja pomoże nam tylko zaoszczędzić czas, który byśmy zużyli na rozpaczliwe szukanie ostatnich paróweczek w naszej domowej mroźnej krainie. Musielibyśmy wtedy albo przygotowywać sobie listę zakupów, albo zapisywać informacje w miejscu bardziej widocznym (np. przy monitorze komputera jak robimy zakupy on-line). Przykład ten jest bardzo prosty, a możliwe problemy wyskakują na nas z każdego rogu. Co natomiast można powiedzieć o podobnym zagadnieniu w nowoczesnej firmie zajmującej się innowacjami?
Zamodelujmy sobie dwie firmy, jedną z możliwością składowania wiedzy w nazwijmy to archiwum i jedną bez takiego narzędzia. W obu przypadkach członkami firm będą pracownicy posiadający swój własny zasób wiedzy. Dla uproszczenia załóżmy że zasób wiedzy pracowników zawężamy tylko do przydatnych i prawdziwych informacji. Firma z archiwum to będzie firma A (jak z archiwum), natomiast bez archiwum B (jak Bez archiwum). Każda z tych firm zajmuje zajmuje się tymi samymi zadaniami, dla uproszczenia dwoma: Rozwój oraz Utrzymanie.
Ponieważ jesteśmy społeczeństwem specjalistów, pracownicy obu firm specjalizują się w jednym zadaniu i posiadają ograniczoną wiedzę dotyczącą głównie tych zagadnień, co widać na poniższym obrazku.
Pierwszą rzeczą, jaką większość osób będzie sprawdzać, będzie pewien makabryczny współczynnik czyli słynny „Bus Factor”. Bus Factor to liczba osób, która musi zostać rozjechana przez autobus, aby wiedza w firmie na jakiś temat zniknęła.
Zatem dla każdej umiejętności mamy coś takiego:
Oczywistym jest w tym momencie stwierdzenie, że archiwum w firmie poprawia Bus Factor i powinno być ono wszędzie wprowadzane. Ale czy na pewno?
Powyższe stwierdzenie będzie prawdziwe tylko wtedy, gdy założymy, że materiały w archiwum są napisane czytelnie i zrozumiale dla osoby o odpowiednio niskich kwalifikacjach oraz, że wiadomości tam zawarte są aktualne. Kiepsko opisana wiedza, wymagająca do zrozumienia już wysokiej znajomości tematu nadal powoduje, że do odczytania jej pracownik musi albo skorzystać z czyjejś pomocy, albo poświęcić dużo czasu na odszyfrowanie tego czego ma się dowiedzieć. Pojawia nam się tutaj przy okazji jeden z ważnych celów zarządzania wiedzą w firmie – optymalizacja czasu pracowników. Dobrze zarządzana wiedza prowadzi również do zwiększenia się produktywności pracowników. Popatrzmy na przedostatnią wartość w tabeli, jest tam komputer, powiedzmy więc że jest to znajomość systemów firmy. Firma A ma to wpisane w archiwum, jeżeli więc jest to dobrze opisane, to drugi pracownik z utrzymania jest w stanie samemu w odpowiednio krótkim czasie poradzić sobie z zadaniem. Pracownik firmy B natomiast, poświęci teraz na to zadanie zarówno swój czas, jak i czas np. kolegi z działu. Jeżeli zadanie będzie na tyle skomplikowane, że kolega będzie musiał asystować do końca zadania, to z czynności na którą byśmy poświęcili 1 roboczo-godzinę, nagle robią się nam 2 roboczo-godziny. Z kolei źle prowadzona dokumentacja jeszcze może ten czas wydłużyć, ponieważ pracownik będzie najpierw próbował jeszcze wykonać czynności z góry skazane na porażkę.
Widzimy jak ważna jest dobrze prowadzona dokumentacja działań w firmie. W nastepnej części trochę opiszemy jak ją robić i czego się wystrzegać. Do za tydzień :)
Obrazki wzięte z: Tło zdjęcie utworzone przez jcomp - pl.freepik.com
Technologia plik wektorowy utworzone przez upklyak - pl.freepik.com
Tkanina plik wektorowy utworzone przez storyset - pl.freepik.com
https://pl.freepik.com/darmowe-wektory/transport-publiczny-autobus-trolejbus-4-ikony_3791851.htm
https://pl.freepik.com/darmowe-wektory/inzynier-grupa-mezczyzn-z-kaskiem-bezpieczne_5984913.htm